وفقًا لتقرير ‘The High Cost of Low Performance’ الصادر عن معهد إدارة المشاريع لعام 2014، تخسر الشركات والمقاولات 109 مليون دولار مقابل كل مليار دولار يتم إنفاقها. بينما تخسر الشركات والمقاولات الملتزمة بإرشادات إدارة المشاريع أموالاً أقل بمقدار 12 مرة، مقارنة بالتي لا تلتزم بإرشادات إدارة المشاريع. لذا، فإن سؤال ” كيف أعمل مشروع مربح ” مهم، وسنجيب عنه بالتفصيل.
7 خطوات عملية لإنشاء مشاريع مربحة
سواء كنت تنوي إطلاق مشروع بميزانية صغيرة أو مشروع كبير، فإن الربحية تُقاس بالدخل والنفقات التي تكبدها المشروع أثناء تنفيذه ‘ROI’، تعتبر الخطوات التالية دليلا لمديري المشاريع الذين يطمحون إلى إطلاق مشاريعهم بنجاح.
1. التوثيق المناسب
الخطوة الأولى لإنشاء مشروع مربح هي معرفة العمليات والمنتج من الداخل والخارج؛ فمن خلال التوثيق المناسب للمشروع، فإنك توفر ما يكفي من المعلومات لكل من فريق المشروع وأصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. يجب الاتفاق على تفاصيل الشروع في هذه الوثيقة والتوقيع عليها من قبل مدير المشروع وراعي المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان الوضوح فيما يتعلق بالمشروع. ستساعد وثيقة المشروع هذه فريق المشروع على بدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته وإكماله في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة.
2. التقييم والحساب والتنبؤ
حساب تكاليف المشروع خطوة مهمة لتقدير وحساب وتوقع عدد ساعات العمل والاستثمار في الأجهزة والبرامج والتدريب والجوانب الأخرى للمشروع. يجب على مديري المشاريع بناء كفاءتهم في وضع ميزانية للموارد وتحديد العائد على الاستثمار’ROI’ وتتبع التكاليف والنفقات لتوجيه المشروع بفعالية نحو النجاح. بمجرد تخصيص الميزانية للمشروع، يحتاج الفريق إلى الالتزام بها في كل مرحلة من مراحل المشروع، لتجنب الإفلاس.
3. التخطيط لتقسيم العمل إلى وحدات
إن تقسيم المشروع إلى وحدات يعد فكرة جيدة دائمًا، حيث ستتمكن من استهداف أجزاء صغيرة من العمل في كل مرة والحصول على موعد نهائي أقصر، كما سيساعد ذلك في الحفاظ على انسجام جميع أعضاء الفريق وتركيزهم على تاريخ التسليم النهائي. على سبيل المثال، إذا كان مشروعك سيستغرق شهرًا لإكماله، فبدلاً من التكليف بالعمل وتحديد موعد نهائي في نهاية الشهر، فإنه يمكنك تقسيمه إلى أربع مراحل كل منها سيستغرق أسبوع واحداً. وبحلول نهاية كل أسبوع، ستكون لديك صورة واضحة لمدى التقدم والعقبات في مشروعك.
4. إنشاء فضاء مشترك للمعلومات
عندما لا يتم تمرير المعلومات إما من المبيعات إلى الفريق الفني أو العكس، فقد يتطلب الأمر إجراء الكثير من إعادة العمل. لكن إذا كان هناك مستودع مشترك للمعلومات أو مكان اجتماع، فإنه يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة عرض التقدم والوصول إلى المعلومات ذات الصلة التي يشاركها فريق آخر. و بهذه الطريقة لن تكون هناك فجوة في الاتصال، ويظل الفريق بأكمله على نفس الصفحة وستكون هناك شفافية على جميع المستويات.
5. إعادة النظر أسبوعيًا في تكلفة المشروع
يجب إعادة النظر في البيانات المالية وأنظمة المحاسبة أسبوعيًا أو مرة كل أسبوعين للتحقق من التكلفة. هل تجاوز المشروع الميزانية، أم أنه لا يزال تحت السيطرة. إن مراجعة التقدير أو التوقعات بشكل دوري يساعدك على مراقبة تكلفة المشروع، وإذا تجاوزت الميزانية، فبادر بإطلاق الانذار واتخاذ الاجراءات تصحيحية.
6. إزالة الحواجز
هذه إحدى المشكلات التي تؤرق العديد من المشاريع في جميع أنحاء العالم. قد يواجه فريق المشروع بعض المشكلات أو التحديات ولكن لا يتم التواصل بشأنها بشكل فعال في الوقت المناسب، مما يؤدي إلى التأخير في الحل. إن إزالة جميع الحواجز وخلق قنوات التواصل من شأنه أن يفسح المجال لإتمام المشروع بنجاح. ومن أجل الحصول على الحلول الفعالة، يجب أن تكون قنوات الاتصال مفتوحة.
7. مؤشرات قياس النجاح
تستخدم العديد من المنظمات مؤشرات أداء رئيسية معينة لقياس النجاح، والتي بدورها توفر مؤشرًا على صحة المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدى المسؤول الفني مؤشر حول عدد الأخطاء ذات الصلة التي يعاني منها أو بالنسبة للمسؤول التنفيذي للمبيعات، عدد الصفقات التي تم توقيعها والوقت المستغرق لإنجازها. يمكن بعد ذلك ربط هذه المؤشرات بالحوافز للحفاظ على تحفيز فريقك نحو إكمال المشروع بنجاح.
في بعض الحالات، يتم فيها إكمال المشاريع بنجاح، لكن المشروع لايكون مربحًا للمنظمة. لا يمكن تحقيق المشاريع المربحة إلا من خلال المزج الصحيح بين الوقت والموارد بفعالية.
اقرأ أيضا: كيف تبدأ مشروع صغير : 5 نصائح للنجاح
اقرأ أيضا: كيف تبدأ مشروعك الخاص في 2024
اقرأ أيضا: أهمية المشروع | 10 أسباب ستجعلك تبدأ مشروعك الخاص الآن
أخيراً
يعدّ إنشاء مشروع مربح تحديًا يستحق الجهد، إذ يساعدك على تحقيق الاستقلال المالي وتطوير مهاراتك الشخصية. باتباع الخطوات العملية السبع التي ناقشناها – بدءًا من اختيار فكرة المشروع مرورًا بوضع خطة واضحة وصولًا للتسويق الجيد – فإنه يمكنك بناء أساس متين لنجاح مشروعك. تذكر أن سوال كيف أعمل مشروع مربح؟ جوابه: الاستمرارية والابتكار، فهما مفتاح النجاح في عالم الأعمال. باتباع هذه الخطوات، ستكون على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافك وتحقيق مشروع مربح ومستدام وناجح.
