الإدارة المالية | كيف تدير أموال مشاريعك بشكل صحيح

أغلبنا اطلع على تلك الإحصائيات الكارثية حول المشاريع الصغيرة التي تفشل في بدايتها. ولكن ما لم يُكتب عنه كثيرًا – وهو مهم حقًا – هو عدد المشاريع التي كان من الممكن أن تنجح لو كان لدى مالكها خطة قوية وخبرة لإدارة الشؤون المالية.

نعم، هناك عوامل كثيرة لا يمكن التحكم فيها عند بدء أي نشاط تجاري صغير، مثل ظروف السوق وتفضيلات الزبناء ومشاكل سلسلة التوريد. لكن الإدارة المالية لمشروعك، يمكنك التحكم فيها بنسبة ٪ 100، ومقدار تحكمك يمكن أن تؤدي إلى نجاح شركتك أو تدميرها. من فوائد الإدارة المالية الاستراتيجية ما يلي :

• نمو وتطور المشروع
• زيادة الإنتاجية
• تقليل الأخطاء والأغلاط المحاسبية/المالية
• تحسين الخطط والاستراتيجيات

هل تريد التحكم في الشؤون المالية لمشاريعك؟ في هذا المقال، سنلقي نظرة على الأخطاء المالية الشائعة التي عليك تجنبها ، وكيفية بناء أسس مالية قوية، وطرق إنشاء استراتيجية مالية للنجاح.

الأخطاء المالية التي يرتكبها أغلب أصحاب المشاريع الصغيرة

كل عمل تجاري لديه تحدياته ومشاكله الخاصة ، لكن هناك نمط من الأخطاء المالية التي يقع فيها أغلب أصحاب المشاريع الصغيرة وتنتج عنها صعوبات ومشاكل مالية خانقة:

1. الخلط بين أموالك الشخصية وأموال مشاريعك

أغلب أصحاب المشاريع الصغيرة يقومون باستخدام أموالهم الشخصية والائتمان لتمويل مشاريعهم الصغيرة حتى تنجح و تبدأ في تحقيق الإيرادات، ولكن إياك أن ترتكب هذا الخطأ. يمكن أن يتسبب عدم الفصل بين أموالك الشخصية وأموال مشاريعك في حدوث مشاكل ضريبية خطيرة، ناهيك عن صعوبة تغطية نفقات المعيشة الخاصة بك.

2. الاعتماد بشكل كبير على بطاقات الائتمان

يمكن أن تكون بطاقة الائتمان الخاصة بالمشروع أداة مفيدة جداً عند استخدامها بشكل صحيح. ومع ذلك ، فإن الكثير من أصحاب المشاريع الصغيرة يسحبون أرصدة عالية بدون أن يحققوا دخلا كافيا لسدادها كل شهر. راقب مصاريف بطاقة الائتمان الخاصة بك عن كثب، لتجنب التعرض لأداء الفوائد المرتفعة على الرصيد الخارج عن السيطرة.

3. شراء العناصر غير الضرورية

من الجيد ألا تكون عندك أجود وأحدث المعدات عندما تبدأ مشروعك الصغير. الأموال التي تنفقها على أثاث مكتبي باهظ الثمن هي أموال كان من الممكن أن تضعها في صندوق الطوارئ. وهذا يقودنا إلى الخطأ الشائع التالي وهو :

4. عدم الادخار لحالات الطوارئ

علمتنا جائحة كورونا أنه لا يمكن التنبؤ أبدًا متى ستأتي جائحة عالمية أخري تؤدي إلى خنق الاقتصاد لعدة أشهر. امتلاك صندوق الطوارئ سيساعد مشروعك على البقاء، سواء كان الإغلاق لفترة قصيرة أو أثناء حدوث كارثة كاملة.

5. عدم تأمين مشروعك

لا يمكن الاستغناء عن التأمين التجاري إذا كنت تريد لشركتك أن تنجح. يمكن أن يؤدي إعادة بناء مشروعك بعد كارثة طبيعية، أو مواجهة هجوم إلكتروني، أو دفع مطالبة بالمسؤولية، إلى تدمير عملك ماليًا إذا لم يكن عندك تأمين.

6. عدم وضع الميزانية والالتزام بها

الميزانية تساعد على التحكم في الإنفاق والمصاريف، وفهم أين تذهب أموال نشاطك التجاري. ضع ميزانية لكل شيء ابتدأً من اللوازم المكتبية إلى العمل الإضافي، والتزم بها. إذا وجدت أنك تنفق أكثر من ميزانيتك شهريًا، فابحث عن مكامن التبذير والإسراف لتعويض الفارق.

7. التقليل من خطورة الالتزامات الضريبية

التهرب أو الدفع غير الكامل للضرائب، يمكن أن يؤدي إلى تعرضك أنت وعملك لمشاكل قانونية خطيرة. اعمل مع خبير ضرائب أو محاسب للتأكد من أنك تفهم بالضبط ما هي التزاماتك ومتى تستحق أرباح مشاريعك.

اقرأ أيضا: 3 أخطاء قاتلة يقع فيها أغلب أصحاب المشاريع الصغيرة، كيف يمكنك تجنبها

أساسيات الإدارة المالية

الآن، وبعد معرفتك لبعض المخاطر والأخطاء التي عليك تجنبها عند الادارة المالية لمشاريعك، دعنا نتعرف على أسس الإدارة المالية. فيما يلي سبع أُسُس ستحتاجها لبدء مشروعك الخاص :

• البيان المالي الشخصي: قائمة تضُم أصولك/ممتلكاتك الشخصية وصافي ثروتك ودخلك و نفقاتك. ستحتاج لهذا البيان عند تقدمك بطلب للحصول على قرض تجاري.
• الميزانية : تتضمن نظرة موجزة على أصول المشروع والمسؤوليات وحقوق الملكية، لإعطاء لمحة سريعة عن السلامة المالية لمشروعك.
• بيان الدخل: عبارة عن سجل يضم أرباح وخسائر مشروعك خلال فترة زمنية معينة.
• دفتر المحاسب: عبارة عن مستودع مادي أو إلكتروني لميزانية أنشطتك التجارية و معاملاتك المالية.
• توقعات التدفق النقدي وكشفه: هي مستندات تساعد على التتبع والتخطيط للأموال الواردة والخارجة من المشروع، حتى لا تكون هناك مفاجآت.
• الدعم المحاسبي: سواء كنت تستأجر أو محاسبًا، أو غيره، فإن وضع أموالك في أيدي محترف وخبير يساعدك على تنمية مشروعك.
• الأدوات / البرامج: إذا قررت القيام بالإدارة المالية لمشروعك بنفسك، فإن برنامج مثل Autobooks، يمكن أن يساعدك في أتمتة العديد من مهام الإدارة المالية.

اقرأ أيضا: أهمية المشروع| 10 أسباب ستجعلك تبدأ مشروعك الخاص الآن

10 نصائح لإدارة الشؤون المالية لمشاريعك بكفاءة

عندما يتعلق الأمر بإدارة الشؤون المالية للمشاريع ، فإنه يمكنك تعلم الكثير من أصحاب التجربة والخبرة . فيما يلي 10 نصائح مجربة ومفيدة لإنشاء خطة إدارة مالية ناجحة لمشروعك:

1. ضع خطة مالية

كما يقول المثل ، “إذا فشلت في التخطيط فأنت تخطط للفشل”. لا يمكنك إدارة مشروع ناجح دون وضع خطة تفصيلية تتناول كيفية التعامل مع الموارد المالية لكل شيء، ابتداء من الضرائب والتكنولوجيا إلى الفواتير والمخزون.

2. مراقبة التدفق النقدي

التدفق النقدي هو شريان الحياة لمشروعك. يعتبر العمل على ضمان التوازن الصحيح للأموال الواردة مع الصادرة عاملاً رئيسيًا في ما إذا كانت شركتك ستنجح أم لا.

3. استثمر في مشروعك

لن يزدهر نشاطك التجاري إذا لم تستثمر فيه. يعتمد نمو المشروع على التوسع في مناطق جديدة، والتحديث المستمر للمخزون، وتحسين التكنولوجيا المستعملة والبنية التحتية.

4. ضع الميزانية والتزم بها

تحكم في أموال مشروعك ولا تدعها تتحكم فيك. يمكن أن تساعدك الميزانية في الحفاظ على السيطرة على الشؤون المالية لشركتك من خلال توفير مصدر واحد ووحيد (الميزانية) حول كيفية إنفاق أموال شركتك.

5. اقترض لكن بحكمة

القرض ليس كلمة سيئة. في الواقع، يمكن أن تكون قروض الأعمال وخطوط الائتمان أدوات مالية قيمة عند استخدامها كجزء من استراتيجية النمو أو لتكملة التدفق النقدي عند الحاجة.

6. قم بأتمتة ما يمكن أتممته

برامج وأدوات الإدارة المالية هي استثمار ممتاز. فالتكنولوجيا لا تساعد في ضمان دقة مسك دفاتر التحملات وتحديثها فحسب، بل يمكنها أيضًا أن تعينك على التخلص من نفقات تعيين موظف بدوام كامل.

7. قم بجدولة أموال الضرائب

لا يَتِم دفع ضرائب المشاريع الصغيرة في نفس وقت الضرائب الشخصية. العديد من الشركات تُقَدم ضرائبها المقدرة كل ثلاثة أشهر. للتبسيط، يمكنك إعداد أموال الضرائب كمصروفات تشغيل ثابتة وإرسالها شهريًا.

8. وضع جدول السداد للزبناء

قد يكون الحصول علي السيولة النقدية من بعض الزبناء أمرًا صعبًا. وبالتالي فتخصيص جدول السداد للزبناء الذين يتأخرون باستمرار، سيساعدك على ضمان حصولك على التدفق النقدي الثابت اللازم للأنشطة اليومية.

9. راقب أموالك

حتى وإن كنت تستخدم خدمة مالية أو محاسباتية تابعة لجهة خارجية ، فأنت بحاجة إلى تخصيص وقت كل أسبوع لمراجعة الأمور بعمق. معرفة كيف يجب أن تكون الوضعية المالية لمشروعك سيساعدك على تحديد التناقضات والمخالفات والمشكلات بسرعة.

10. خَطِّط للمستقبل

انظر إلى المستقبل لمدة ثلاث أو خمس أو عشر سنوات وفكر في المكان الذي تريد أن تصل إليه شركتك ماليًا. ضع خطة وقسم فيها كل هدف من أهدافك إلى مراحل تدريجية قابلة للتطبيق ، وابدأ العمل!

اقرأ أيضا: هل تفكر في إنشاء مشروع صغير| 7 خطوات لبدء مشروع ناجح

أخيراً

لا أحد يبدأ مشروعه الخاص بنية الفشل ، ولكن إذا لم تتقن خطة الإدارة المالية الجيدة لشركتك، فسوف يعاني مشروعك منذ اليوم الأول.

تتطلب إدارة الشؤون المالية لمشاريعك بشكل فعال، الالتزام والاهتمام بالتفاصيل والانضباط الذاتي، لأن النتائج تستحق الجهد المبذول.